Склад: остатки по складам, движения, инвентаризация

Экран «Склад» (пункт меню «Администратор → Склад») — общий склад-учёт: остатки по складам, полная история их изменений (какой документ, кто, когда, на каком складе), инвентаризация, возвраты и складские отчёты.

Вверху — пять вкладок: Остатки, Движения, Инвентаризация, Возвраты, Отчёты. Слева — дерево складов; выбранный склад сужает содержимое всех вкладок.

По этому экрану есть пошаговый тур: он запускается сам при первом открытии, а заново — кнопкой «Пройти тур по экрану» рядом с «?». Тур сам переключает вкладки экрана (остатки, движения, инвентаризация, возвраты, отчёты); шаги, для которых нужно право, видит только тот, у кого оно есть. Подробнее — Обучающие туры.

Склады

Складов может быть сколько угодно, и их можно вкладывать друг в друга:

Основной склад        ← основной: с него списывают заказ-наряды
  Стеллаж А
  Стеллаж Б
Шинный склад          ← отдельно: в наряд не идёт, пока товар не переместить
Выездная машина

• «+ склад» — новый склад верхнего уровня; «+ вложенный» — внутри выбранного (стеллаж, полка, зона).
• Переименовать, Переместить (вложить в другой склад), Сделать основным.
• В архив — только пустой склад, вместе со всеми вложенными. Основной в архив не убрать: сначала назначьте основным другой. Из архива — вернуть (галочка «показать архив»).

Основной склад — один. Заказ-наряды списывают с него и со всех вложенных в него складов, и по ним же наряд проверяет «хватит ли». Товар на складе вне основного (шинный, выездная машина) в наряд не попадёт — переместите его на основной склад или во вложенный.

Заводить склады и менять дерево может сотрудник с правом «Заводить склады и менять их дерево».

Остатки

Список материалов с остатком на выбранном складе (вместе с вложенными) или на всех.

• Поиск — по названию, артикулу или штрихкоду упаковки.
• Есть остаток / В минусе / Все материалы (в том числе с нулём).
• Когда выбран склад: «Здесь и вложенных», «На самом складе», «Всего» по всем складам.
• Отметьте строки галочкой и нажмите «Переместить выбранное» — товар уйдёт с этого склада на другой. Переместить больше, чем лежит, нельзя.

При наличии права «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей» в списке видны колонки «Себест.» и «Сумма», а внизу — на какую сумму по закупке остаток по отбору (минус в сумму не входит). Без этого права колонок и сумм не видно нигде на экране, включая карточку материала.

Карточка движения материала

Щелчок по материалу открывает справа карточку:

• остатки по складам с кнопками «Переместить» и «Исправить»;
• средняя закупочная цена (себестоимость), стоимость остатка по ней и цена у каждого движения — видно только с правом закупочных цен;
• график цены за единицу — последние 10 приходов (синяя линия, цена закупки) и последние 10 выдач в наряд и списаний (красная линия, себестоимость на день выдачи), по всем складам; наведите на точку — внизу покажутся дата и цена. Приходы с ошибкой ввода цены (заглушка «по 1 ₽», сумма строки вместо цены) на графике не показаны, как не входят и в себестоимость, — под графиком написано, сколько их. Щелчок по названию линии внизу прячет её и показывает снова. Тоже только с правом закупочных цен; график появляется, когда таких движений хотя бы два;
• штрихкоды упаковки — отсканируйте упаковку в поле и нажмите «Привязать»; «×» отвязывает;
• движения — каждый приход, наряд, списание, перемещение, инвентаризация, возврат и исправление: дата, документ (ссылка открывает накладную, акт или наряд), склад, количество, остаток после и кто провёл. Видны последние 5 движений; «Показать все (N)» раскрывает список, «Свернуть» — сворачивает обратно. Поля «с» и «по» оставляют только движения за этот период (остаток после строки при этом считается по всей истории), «Сбросить» убирает период. Галочка «только выбранный склад» сужает историю. У другого материала список снова открывается свёрнутым и без периода.

Карточку можно открыть и из справочника материалов: ссылка «Движения по складу →» в карточке материала. Ссылку на карточку (адрес страницы) можно отправить коллеге.

«Исправить» — если остаток не сходится, а инвентаризацию затевать незачем: укажите, сколько на самом деле, и причину (без неё не сохранится). В истории появится строка «Корректировка» с этой причиной. Нужно право «Проводить инвентаризацию и исправлять остатки». Товар при исправлении в минус не уводится.

История движений хранится с момента, когда экран стал вести журнал; более ранние изменения восстановлены из приходов, списаний и закрытых нарядов, а остаток, который до этого правили руками без документа, записан одной строкой «Сверка при переходе на журнал движений» на день перехода — это разница между документами и тем, что числилось. Это не ошибка: так видно, сколько остатка было введено без документов. Из-за этого на даты до перехода остаток в отчётах иногда показывает минус — экран об этом предупреждает.

Движения

Журнал всех движений по выбранному складу за период (сегодня, 7, 30, 90 дней, год), с отбором по виду документа. Щелчок по строке — карточка материала.

Инвентаризация

«Новая инвентаризация»:

• склад — считается он вместе с вложенными;
• «Всё, что числится на складе» — строки заведутся сразу на всё, что есть по учёту; «Пустой лист» — считаете сканером то, что найдёте (выборочно: полка, группа);
• «Слепая» — считающий не видит, сколько должно быть по учёту: цифры появятся только после проведения.

Как считать:

• Сканером: поле скана наверху держит курсор. Сканер штрихкода, код маркировки «Честного ЗНАКа» или набранный артикул + Enter. С галочкой «+1 за каждый скан» каждый скан прибавляет единицу; без неё — курсор встаёт в клетку «Факт» этого материала.
• Незнакомый штрихкод: экран предупредит. Наберите в том же поле название или артикул, выберите материал в списке — штрихкод запомнится за ним (галочка «запомнить штрихкод»), и дальше будет узнаваться сразу.
• Маркированный товар считайте сканом кода маркировки каждой штуки: скан всегда прибавляет единицу, одну штуку дважды не посчитать, код раскрытой коробки считает все её штуки. При проведении коды сверяются — подробно в статье «Маркировка «Честный ЗНАК»», раздел «Инвентаризация маркированного товара».
• Руками: клетка «Факт», Enter — к следующей строке. Дробные — через запятую: 3,5.
• Место: если у склада есть вложенные, выберите, на какое место пишется скан.

Сохраняется сразу, строка за строкой — можно считать вдвоём с разных компьютеров и закрыть экран посреди работы. Продолжить пересчёт или досчитать его можно и с телефона — смотрите раздел «Пересчёт с телефона» ниже.

• Пустая клетка — «не считали», а не ноль. Ноль ставьте руками.
• Отборы: Все / Не посчитано / Посчитано / Расхождения.
• Метка «остаток изменился»: пока шёл пересчёт, был приход, наряд или списание — такие строки стоит перепроверить.

«Провести» (право «Проводить инвентаризацию и исправлять остатки»): остатки станут равны факту, разница запишется в журнал строкой «Инвентаризация №…». Если остались непосчитанные строки, экран спросит: оставить их как есть (выборочный пересчёт) или обнулить (полная инвентаризация — не нашли, значит нет). Разница считается от остатка в момент проведения, а не на начало пересчёта: приход или наряд, случившиеся посреди пересчёта, уже учтены. Проведённую инвентаризацию изменить нельзя; черновик можно удалить.

Приход и списание

В шапке накладной и акта списания есть поле «Склад» (видно, когда складов больше одного). По умолчанию — основной. Правка сохранённой накладной не «перезаливает» остаток целиком: в историю движений идёт только разница — было 5, стало 4, значит −1; смена склада накладной даёт минус со старого склада и плюс на новый.

Заказ-наряд

• Закрытие списывает материал с основного склада, потом с вложенных по порядку дерева; не хватило — основной уходит в минус (если минус разрешён в настройках).
• Правка закрытого наряда (право «Редактировать закрытый заказ-наряд») меняет и склад: добавили материал — он списан, убрали — вернулся туда, откуда его брали. Если тот склад с тех пор убран в архив, материал возвращается на основной склад точки наряда. Так же работает возврат запчастей от клиента.

Предупреждение вверху экрана

«Остаток расходится с журналом движений» — остаток поменяли мимо документов (например, правкой прямо в базе). Сообщите в поддержку: такое нужно найти.

Себестоимость и маржа

Себестоимость запчасти — средняя закупочная цена: каждый приход с ценой её пересчитывает, выдача в наряд, списание и недостача уходят по ней. Выданное по наряду запоминается по цене на день выдачи — если позже исправить старую накладную, маржа закрытых нарядов не изменится.

Где видно (нужно право «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей»):

• Склад: колонки «Себест.» и «Сумма», внизу — на какую сумму остаток по закупке; в карточке материала — средняя себестоимость, стоимость остатка, цена у каждого движения и график цены последних приходов и расходов.
• Заказ-наряд: под «Итого материалов» — себестоимость и маржа; щелчок раскрывает построчно. У открытого наряда это оценка по текущей средней, у закрытого — по цене выдачи.
• Статистика: карточка «Маржа по запчастям» — по месяцам закрытия нарядов.
• Приход: открыть и изменить уже оформленную накладную. Новую накладную оформить можно и без права — цены вписываются с бумажного документа.
• Поставщики: долги, движение расчётов и акт сверки; заказ материалов — история цены.

Без права закупочных цен не видно нигде, в том числе в карточке материала на складе.

Ошибки ввода цены в среднюю не идут, чтобы не исказить маржу:

• цена-«заглушка» — в 20 раз дешевле цены продажи (например, 1 ₽);
• в «цену за единицу» ввели сумму строки (200 л масла «по 110 000 ₽»);
• цена в 5 раз дороже цены продажи.

Сама накладная не меняется. Исправьте цену в накладной — себестоимость пересчитается; если исправление уменьшает или убирает приход, его вклад в среднюю снимается по той же цене, по которой был учтён.

Если материал ни разу не закупали с ценой, себестоимости у него нет: в наряде такая строка помечена «—» и в маржу не входит.

Оценки склада по цене продажи на экране нет — стоимость остатка считается только по закупке, на экране «Склад».

Возвраты

Вкладка «Возвраты» на экране «Склад» — возвраты поставщикам и от клиентов за период.

Возврат поставщику

Товар уезжает обратно поставщику — брак, пересорт, не подошёл.

• Из приходной накладной: откройте накладную на экране «Приход товара» и нажмите «Возврат поставщику →» — поставщик, склад и строки накладной с ценами подставятся, у каждой строки видно, сколько по этой накладной ещё можно вернуть. Впишите количество.
• Без накладной: «Возвраты» → «Возврат поставщику», выберите поставщика и склад, добавьте материал сканом или поиском.
• Укажите причину (без неё не проведётся), при желании — номер и дату документа поставщика.
• «Провести» — товар уходит со склада, в истории материала появляется строка «Возврат поставщику». Вернуть больше, чем лежит на выбранном складе (плюс то, что этот же документ уже увёз), нельзя.
• Маркированный товар уходит с кодами: отметьте коды тех штук, что отправляете.
• Проведённый возврат можно поправить и пересохранить или отменить — товар (и коды) вернутся на склад, документ останется в списке с пометкой «отменён».

Нужно право «Оформлять возврат товара поставщику». Сумма возврата показывается в закупочных ценах и уменьшает долг перед поставщиком — он виден в блоке «Взаиморасчёты» в карточке поставщика, раздел Поставщики.

Возврат от клиента

Оформляется в закрытом заказ-наряде: под материалами блок «Возвраты запчастей» → «Оформить возврат». В окне укажите, сколько штук каждой строки вернули (у маркированного товара — отметьте коды вернувшихся штук), как вернуть деньги и причину:

• «Вернуть деньги» способом оплаты — в наряде появится строка оплаты со знаком минус; если чеки включены, можно сразу пробить чек возврата с этим товаром (маркированный — с кодами, через кассу у стойки);
• «Зачислить на баланс клиента» — деньги остаются у сервиса на счёте клиента, чек не пробивается.

Если наряд был частично оплачен бонусными баллами, та же доля возврата возвращается клиенту баллами (строка оплаты «Баллы» со знаком минус), а деньгами или на баланс — остальное: баллы при возврате в деньги не превращаются. Подробно — Программа лояльности.

Строки наряда уменьшатся на возвращённое, товар вернётся на тот склад, с которого его выдавали, коды маркировки — снова на склад. Наряд остаётся оплаченным ровно на свой новый итог. Что именно и по какой цене вернули — в блоке «Возвраты запчастей» наряда и на вкладке «Возвраты».

Нужно право «Оформлять возврат запчастей от клиента по закрытому наряду». У открытого наряда возврат не нужен — материал просто убирают из строк. Все способы вернуть деньги и когда пробивается чек — Возврат денег клиенту.

Отчёты

Вкладка «Отчёты» на экране «Склад». Выбранный слева склад сужает отчёт (со вложенными). Кнопка «Скачать CSV» — таблица для Excel. Щелчок по строке — карточка материала.

• Остатки на дату — сколько лежало на конец выбранного дня и на какую сумму по закупке.
• Оборотная ведомость — за период: начало, приход, наряды (выдано минус возвращено), прочее (списания, инвентаризация, корректировки, возвраты поставщику, перемещения с другими складами) и конец — в штуках и рублях. Перемещение между полками внутри выбранного склада оборотом не считается.
• Неликвид — лежит, а в наряды и списания не уходило дольше выбранного срока (или никогда); сверху — самое дорогое.
• Оборачиваемость — расход за период, в среднем в день и на сколько дней хватит остатка.
• Подсказка минимума — для материалов с регулярным расходом (от трёх нарядов или списаний за 90 дней): минимум, которого хватит на выбранное число дней. «Принять» записывает его в карточку материала («Критический остаток»), и «Материалы к заказу» начинают следить за позицией. Нужно право «Создавать и править справочники (работы, материалы, комплексы, комплекты, группы, единицы)».
• Подозрительные цены закупки — цены в накладных, которые не пошли в себестоимость (заглушка, сумма строки в цене, цена в разы выше продажи), со ссылкой на накладную.

Суммы в рублях видны с правом «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей». Строк на экране — до 2 000; в CSV попадают только показанные строки.

Журнал движений ведётся не с самого начала работы сервиса: до перехода на него история восстановлена из приходов, списаний и нарядов, а ручные правки остатка записаны одной строкой «Сверка» в день перехода. Поэтому на даты до начала журнала остаток в отчёте бывает в минусе — экран об этом предупреждает; восстановить точнее нельзя, такие правки не оставляли следа.

Этикетки и места хранения

Место хранения — это склад в дереве: заведите внутри основного склада стеллажи и полки («+ вложенный»). Товар кладут на полку перемещением, пересчитывают по полкам.

Этикетки печатаются на термопринтер (58×40 мм; есть 58×30, 43×25, 100×50), до 500 штук за раз:

• материал — в карточке материала: «Этикетка» или «На весь остаток»; несколько материалов — отметьте строки в «Остатках» и нажмите «Этикетки»; на приход — кнопка «Этикетки» у сохранённой накладной (по этикетке на штуку);
• место — выберите склад или полку в дереве и нажмите «Этикетки мест» (напечатаются и все вложенные).

На этикетке — штрихкод программы (DXS… у материала, DXL… у места). Сканер узнаёт его сразу — в инвентаризации, возврате и поиске. Скан этикетки полки при пересчёте переключает «Место»: дальше всё сканированное пишется на эту полку.

Приход по заказу поставщику

На экране «История заказов» сверху — «Доставлено, не оприходовано»: позиции, которые поставщик отметил доставленными, по поставщикам. «Оприходовать →» открывает приход с поставщиком и строками заказа. Сверьте количество и цены с накладной, впишите её номер и сохраните. Можно отметить строки галочками и нажать «Оприходовать выбранные» — например, если поставщик статус не присылает (одна накладная — один поставщик).

Если детали заказа нет в справочнике материалов, приход покажет её отдельным списком — она останется в «не оприходовано», пока вы не заведёте материал и не оприходуете её. Оприходованная строка заказа получает ссылку «приход» и второй раз не предлагается.

Пересчёт с телефона

Мобильная версия → «Склад» → «Пересчёт склада (инвентаризация) →»:

• продолжите начатый пересчёт или начните новый — склад, «Пустой лист» или «Всё, что числится», «Слепая» при желании;
• «Камера» — наведите на штрихкод (работает в Chrome на Android; на iPhone — набирайте код или подключите Bluetooth-сканер, он печатает в поле скана);
• «+1 за скан» прибавляет штуку, без галочки — откроется строка, где вписать факт; кнопки «−»/«+» у строки поправят количество;
• отсканируйте этикетку полки — сканы пойдут на неё.

Это тот же документ, что на компьютере: можно считать вдвоём и досчитать за столом. Провести пересчёт можно только на компьютере: «Склад» → «Инвентаризация» — это меняет остатки, и перед этим стоит увидеть документ целиком.

Чего система не умеет

Хранение шин клиента (шинный отель) в программе не ведётся. Долг перед поставщиком по складским документам не считается на экране «Склад» — он и оплаты ему видны в карточке поставщика, раздел Поставщики.