Перенос данных из другой системы

Раздел Администратор → Перенос данных. Загружает в dxCAR выгрузку из вашей нынешней программы: клиентов с автомобилями, склад, прайс работ с нормо-часами и историю заказ-нарядов.

По этому экрану есть пошаговый тур: он запускается сам при первом открытии, а заново — кнопкой «Пройти тур по экрану» рядом с «?». Подробнее — Обучающие туры.

Что нужно от вас

Файл CSV — его умеют сохранять STOCRM, АвтоДилер, 1С и любой Excel («Файл → Сохранить как → CSV»). Кодировку (UTF-8 или Windows-1251) и разделитель (;, ,, табуляция, |) система определяет сама.

Переносы строк внутри ячейки допустимы, если ячейка в кавычках — так их сохраняют Excel (Alt+Enter) и 1С: многострочный комментарий или адрес переносится целиком. Номер строки, который примерка называет у пропущенной записи или предупреждения, — номер строки в самом файле (с которой запись начинается), его можно найти в редакторе. Кавычка, открытая в начале ячейки и не закрытая, склеивает всё до следующей кавычки в одну ячейку — если в примерке строк меньше, чем в файле, проверьте кавычки.

Колонки распознаются по названиям, порядок не важен. «Телефон», «Тел.», «Номер телефона» — всё это один и тот же столбец. Если какую-то колонку система не узнала, она честно об этом скажет на шаге примерки, и её достаточно переименовать в файле.

Три шага

1. Загрузка. Выберите, что переносите («Клиенты», «Автомобили», «Склад и запчасти», «История заказ-нарядов» или «Работы и нормо-часы»), укажите файл и нажмите «Посмотреть примерку». За раз система принимает до 5 МБ и 50 000 строк — файл больше отклоняется сразу, ещё до отправки, с указанием его размера. Большую выгрузку разбейте на части (по годам, по алфавиту — как удобно) и загрузите по очереди: повторный импорт безопасен, уже перенесённое не задвоится.
2. Примерка. Система показывает: какие колонки распознаны, как выглядят первые строки после разбора, какие строки будут пропущены и почему, а в каких строках часть данных изменится (см. ниже). Ничего ещё не записано.
3. Импорт. Кнопка «Импортировать». Отменить импорт нельзя — поэтому и существует шаг 2. Загруженный файл хранится час: если между примеркой и импортом прошло больше, система попросит загрузить его заново.

Порядок загрузки: сначала клиенты, потом автомобили, потом история. Машина из файла автомобилей, чей телефон ещё не знаком системе, получает нового клиента с именем «Клиент +7…» — его придётся переименовывать руками. История клиентов не заводит вовсе: наряд, для которого не нашлось ни клиента, ни машины, переносится без привязки.

Что нужно в файле

Про прайс работ подробнее — в статье Нормо-часы.

Колонка «автомобиль» (марка, модель, что известно о моторе — например «Рено Логан 1.6 2012», «BMW X5 3.0d») сопоставляется с каталогом dxCAR: машина в системе — это запись каталога, текстом её не сохранить. Год выпуска помогает выбрать поколение и двигатель — указывайте его. У склада колонка «производитель» сопоставляется со справочником производителей, неизвестные заводятся.

Строки без обязательных полей пропускаются, а не «чинятся»: клиент без телефона никому не сопоставится, а придуманные данные выглядят как настоящие. Все пропущенные строки перечислены на шаге примерки с номером строки в файле.

Числа (цена, сумма, нормо-часы, пробег) читаются в привычной записи: «1 500,00 руб.», «1,5 ч.», «1500.50», «100 000 км» — подпись после числа не мешает. В ячейке должно быть одно число: «1 ч 30 мин», «1:30» или «1500-2000» система не угадывает. Строка с такой ценой, суммой или нормой пропускается (впишите «1,5» вместо «1 ч 30 мин» и загрузите файл снова), а такой пробег записывается пустым и показывается в предупреждениях.

Как система избегает дублей

• Клиент узнаётся по основному телефону (в любом написании: 8 (900) 111-22-33 и +79001112233 — один и тот же человек). Если такой номер записан у кого-то дополнительным, система не сливает людей молча: заводит отдельную карточку и пишет в списке «Проверьте вручную», у кого этот номер стоит вторым. Так и должно быть: дополнительный телефон часто принадлежит жене, мужу или директору компании — это другой человек.
• Компания и её представитель не смешиваются. Если по номеру уже заведена организация (ООО, ИП, АО), а в файле по тому же номеру идёт человек — или наоборот, — строка не импортируется и попадает в «Проверьте вручную» с номером карточки. Причина: телефон организации обычно мобильный её директора или механика, и без этой проверки его имя, почта и машины оказались бы в карточке компании.
• Автомобиль — по VIN, а если его нет — по госномеру у того же владельца. Номер переезжает вместе с проданной машиной, поэтому та же машина у другого клиента заводится ему отдельно, а не остаётся у прежнего. Госномер приводится к единому виду — заглавные буквы латиницей, без пробелов и дефисов (см. «Госномер: как он хранится»), поэтому раскладка, в которой номер набрали в старой программе, значения не имеет.
• Запчасть — по артикулу, а если его нет — по точному наименованию. Если в строке указан производитель, сравниваются артикул и производитель: один и тот же номер у двух брендов — две разные позиции. Позиция с тем же артикулом без производителя считается той же, и производитель ей дописывается. Новые позиции ложатся в группу «Импорт». Цену у позиции, которая уже есть в справочнике, импорт не меняет, даже если там ноль, — поправьте её в справочнике.
• Работа — по точному наименованию; у существующей дополняются только пустые нормо-часы и цена.
• Клиент наряда ищется по телефону, а если телефон не узнан — по машине из той же строки. Если и это не помогло, но номер записан у кого-то дополнительным, наряд привязывается к нему с пометкой в «Проверьте вручную»: историю лучше показать не у того клиента и сказать об этом, чем потерять — наряд без владельца не виден нигде. Если клиент найден, а его машины из строки наряда в системе нет, она заводится ему. Если же машина с этим VIN уже записана за другим клиентом, наряд не переносится и попадает в «Проверьте вручную»: иначе он оказался бы у клиента с чужой машиной и не был бы виден ни в его карточке, ни в истории машины.
• Заказ-наряд — по номеру и дате среди перенесённых нарядов: ваши собственные наряды с тем же номером переносу истории не мешают.

Отсюда важное свойство: повторная загрузка того же файла ничего не задваивает. Если что-то пошло не так, файл можно просто загрузить ещё раз. Исключение — наряды, в номере которых нет ни одной цифры («б/н»): такой наряд получает следующий свободный номер, и при повторной загрузке он появится второй раз. Проставьте номера в файле до импорта.

Сопоставление с каталогом

На примерке у каждой машины в колонке «в каталоге» стоит, что нашлось:

• ✓ — однозначно: марка, модель и модификация определены;
• ≈ — приблизительно: система выбрала из нескольких похожих (например, между поколениями, когда год не указан, или между моторами одного объёма) либо в файле нет данных о моторе — тогда машина получит модификацию «не указана» своей модели. Наведите курсор на ячейку — увидите причину. Такие машины стоит просмотреть после импорта в карточке автомобиля и уточнить модификацию;
• ✗ — марка или модель не найдены: машина заедет без марки и модели, укажете их вручную. Такие названия перечислены в карточке «Сопоставление с каталогом автомобилей» (самые частые 20, с числом строк; если их больше, написано «Показаны первые 20 из N») — до импорта можно поправить их в файле (кириллица у марки допустима: «Рено», «Хендай», «ВАЗ»; «Лада», «Lada» и «АвтоВАЗ» тоже узнаются как ВАЗ; название модели пишите как в каталоге, латиницей).

Марку, которая в каталоге есть и среди легковых, и среди коммерческих (Ford, Mercedes, ГАЗ, УАЗ…), в файле делить не нужно: модель ищется в обеих, и машина получает ту марку, у которой модель нашлась, — «Ford Transit» ляжет на коммерческий FORD, «Ford Focus» — на легковой.

Для склада карточка «Производители» показывает, сколько строк нашли производителя в справочнике, и список тех, что будут заведены. Проверьте его на опечатки: «Bosh» рядом с «Bosch» станет вторым производителем.

Строки, где часть данных изменится

Некоторые значения система не может перенести как есть и чинит сама: слишком длинное примечание обрезается под размер поля, телефон «спросить у жены» во втором телефоне остаётся пустым, год «не помню» — пустым, дата закрытия в непонятном формате заменяется датой открытия, пробег и суммы за пределами разумного зажимаются по границе, а из составного номера наряда («ЗН-20240301-000123») берутся последние 9 цифр. В примерке такие строки перечислены отдельной таблицей: номер строки в файле, поле и что именно изменится. Это предупреждение, а не отказ — строки заедут. Если данные важны, поправьте файл и загрузите его снова.

Если импорт отменился

Импорт записывается целиком или не записывается вовсе: если база отказалась принять какую-то запись, всё откатывается, и на экране будет сказано, какая строка файла и какое поле этому виной и что с ним не так. Поправьте строку и загрузите файл заново — то, что успело перенестись в прошлые разы, не задвоится.

«Проверьте вручную»

Спорные совпадения импорт не решает за вас, а показывает списком после переноса: телефон, который числится дополнительным у другого клиента; машина, которая уже записана за другим владельцем; наряд, у которого клиент найден по дополнительному телефону или не найден вовсе; строка, где по телефону организации пришёл человек (или наоборот). В первых двух случаях записи созданы — посмотреть и, если это действительно один человек, объединить карточки вручную. Машина, найденная по VIN у другого клиента, остаётся за прежним владельцем и не меняется — госномер и год из строки другого клиента в неё не пишутся, и к нему она не привязывается; наряд с такой машиной не переносится. Если машину действительно продали, перенесите её новому владельцу вручную и загрузите файл нарядов ещё раз — перенесутся только пропущенные. Строка, где по телефону организации пришёл человек (или наоборот), тоже НЕ импортирована: заведите карточку сами или поправьте телефон в файле и загрузите его ещё раз.

На экране показываются первые 20 замечаний и число остальных («…и ещё N»). Если замечаний много, загружайте файл частями — так каждый список будет виден целиком.

Импорт ничего не затирает

Если запись уже есть, импорт дополняет пустые поля, но никогда не перезаписывает заполненные. То, что вы ввели руками, всегда важнее файла из старой программы.

Про историю заказ-нарядов

Перенесённые наряды:

• получают номер с приставкой ИМП-, чтобы было видно происхождение;
• считаются закрытыми — это история, а не текущая работа;
• хранят сумму одной строкой работ с вашим описанием из файла. Построчный состав (какие именно работы и запчасти) выгрузки конкурентов обычно не содержат, восстанавливать его не из чего.

Сеть точек. Если у сервиса несколько точек, на шаге «Импорт» выберите точку, на которую лягут наряды файла. Базы разных точек переносите по очереди, каждую на свою точку. Наряд с тем же номером и датой на другой точке — другой наряд, он не пропускается как повтор. Поэтому не загружайте один и тот же файл на две точки: история задвоится. Если такие совпадения есть, отчёт после импорта о них предупредит. Наряды на отключённую точку не переносятся — включите её на время переноса. Клиенты, автомобили, материалы и работы общие для всей сети, точку для них выбирать не нужно.

Оплаты. Все перенесённые наряды считаются закрытыми и оплаченными: у каждого наряда с суммой записывается одна оплата на всю сумму датой закрытия, способ оплаты — не указан, в примечании «перенос из прежней системы». Иначе каждый клиент числился бы должником на сумму своей истории. Об этом предупреждает примерка. Если в прежней системе были незакрытые или неоплаченные наряды — уберите их из файла до импорта или поправьте оплаты после, в карточке наряда.

Чего система не делает

• Не читает XLSX напрямую — только CSV. Excel сохраняет в CSV в два клика.
• Не берёт очень большие файлы: файл больше 5 МБ не принимается, а из файла длиннее 50 000 строк читаются только первые 50 000 (об этом написано на примерке). Разбейте выгрузку на части и загрузите по очереди.
• Не переносит фотографии, документы и вложения.
• Не переносит остатки на складе и движения по нему — только номенклатуру и цену.
• Не отменяет импорт. Если файл заехал неверно, обратитесь в поддержку.
• Не связывает наряд с конкретными работами и запчастями из старой системы.
• Не сохраняет название автомобиля из файла «как есть»: только через каталог. Если модели в каталоге нет, машина заедет без неё.