Календарь записи клиентов

Раздел «Календарь» в меню back-office. Сетка рабочего дня по часам, в ней — записи клиентов на сервис.

По этому экрану есть пошаговый тур: он запускается сам при первом открытии, а заново — кнопкой «Пройти тур по экрану» рядом с «?». Подробнее — Обучающие туры.

Просмотр

Четыре режима — День, 3 дня, Неделя, Месяц — и кнопка «Сегодня». Любой режим начинается с текущего дня: «Неделя» в среду покажет среду–вторник, а не «остаток недели с понедельника». Стрелки листают ровно на длину режима: в режиме недели — на неделю.

В режиме «Месяц» записи показаны по дням: в клетке дня видно до четырёх записей, остальные — под ссылкой «+ ещё». Клик по числу месяца открывает этот день в виде «День»; если протянуть мышью по нескольким дням, тоже откроется день — там запись уже ставится по часам, как обычно. Месяц можно выбрать и видом по умолчанию.

Какой режим открывается по умолчанию и в какие часы рисуется сетка — задаётся в «Администратор → Настройки», вкладка «Календарь»: начало рабочего дня, конец рабочего дня, вид по умолчанию. Эти же часы считаются рабочим днём в «Загрузке постов» — процент занятости поста считается от них.

В сети точек у точки бывают свои часы (карточка точки на экране «Точки»): календарь рисует рабочий день точки, выбранной в шапке, а если выбрано несколько — от самого раннего начала до самого позднего конца. Смены сотрудников видны по всей сети, поэтому смена другой точки, выходящая за эти часы, видна только в их пределах, а целиком вне их — не видна.

Там же, в настройке «Шаг сетки календаря», задан шаг ячейки: час, полчаса или 15 минут. Новая запись и перенос мышью встают на границу шага — например, при шаге в полчаса запись «на 10:44» превратится в запись «на 10:30».

Красная линия показывает текущее время.

Новая запись

Протяните мышью по сетке — откроется окно записи. Поля:

В сервисе с несколькими точками запись удобно начинать с кнопки «Записать клиента»: она подбирает свободное время сразу по всем своим точкам — см. справку «Сеть точек».

Обязательны время, телефон и примечание — без них запись не сохранится («Заполните все поля»). Пост, мастер, заказ-наряд можно оставить пустыми, цвет выбран всегда.

Поиск клиента

Начните вводить в поле «Телефон» — с четвёртого символа появятся подсказки. Искать можно по фамилии (или названию компании), телефону, гос. номеру и VIN, как в новом заказ-наряде; имя и отчество поиск не смотрит. Одна подсказка — это «клиент + его автомобиль»: у клиента с тремя машинами будет три строки.

Выбрали подсказку — в «Телефон» встанет номер, а в «Примечание» система сама впишет три строки: ФИО, гос. номер, марка и модель. Заодно запись привяжется к клиенту и его машине — привязка не видна в форме, но именно из-за неё потом работают ссылки на заказ-наряды и поле «Заказ-наряд».

Клиента нет в базе — так и напишет: «Клиент не найден». Тогда заполняйте телефон и примечание руками; запись создастся, просто без привязки.

Важно: если после выбора клиента поправить телефон руками, привязка сбрасывается. Это защита от «прицепили не того», но следствие такое: ссылки на наряды из карточки записи пропадут, а в окне звонка не будет истории разговоров. Нужно поправить номер — лучше выбрать клиента заново.

Мастер и заказ-наряд

Мастер — тот, кто будет делать работу: сотрудник или бригада, как «Исполнитель» в заказ-наряде. В списке сначала сотрудники под строкой «--- мастер ---», ниже бригады под строкой «--- бригада ---»; сами эти строки не выбираются. Уволенного сотрудника и отключённой бригады в списке нет; в старой записи, где они уже стояли, они остаются с пометкой «(уволен)» или «(бригада отключена)», пока их не сменят.

Заказ-наряд — список открытых нарядов клиента, к которому привязана запись (например, машина со вчерашним нарядом переезжает на другой пост). Список пуст, пока клиент не выбран через поиск. Если у сохранённой записи сменить клиента, привязка к наряду прежнего клиента снимается.

На сетке под телефоном отдельной строкой показаны мастер или бригада записи и номер привязанного наряда, если он есть («№ 123/2026»); в карточке при наведении — строка «Мастер: …» или «Бригада: …» и ссылка на наряд.

У сохранённой записи с клиентом, но без наряда, в окне есть кнопка «Создать наряд»: она открывает экран нового заказ-наряда с уже подставленными клиентом, машиной и исполнителем (мастером или бригадой записи) — остаётся указать пробег и нажать «Создать заказ-наряд». Запись привяжется к созданному наряду сама. У новой, ещё не сохранённой записи кнопки нет — сначала «Сохранить».

В самом заказ-наряде рядом с пробегом видна плашка привязанной записи — пост и время («Пост 1, 28.09 14:00–15:00»); по клику она открывает календарь на этот день.

Что делать с записью

• Перенести — перетащить мышью на другое время или день. Сохраняется сразу, окно не открывается. Не получилось сохранить — запись вернётся на место и появится сообщение.
• Изменить длительность — потянуть за верхний или нижний край.
• Пост и мастер при переносе и растягивании сохраняются.
• Открыть — клик по записи.
• Удалить — кнопка «Удалить» в окне записи, с подтверждением.

Занятость поста, мастера и бригады

Записи могут накладываться друг на друга — это нормально и сделано намеренно: на один час бывает несколько записей, и это не запрещено. Но если поставить запись на пост, мастера или бригаду, у которых в это время уже стоит другая запись, система спросит: «Пост «…» в это время занят: …, 10:30–12:00. Всё равно записать?» (для мастера и бригады — тот же вопрос про них). «ОК» — запишет (бывает, что вторую машину ставят на мелочь, пока мастер занят другой), а «Отмена» вернёт к правке. Тот же вопрос — при переносе мышью, там «Отмена» возвращает запись на прежнее место. Запись, которая заканчивается в 11:00, и запись с 11:00 друг другу не мешают.

Кроме этого вопроса, система занятость не проверяет и не мешает записать несколько машин на одно время — следить за загрузкой поста остаётся задачей приёмщика.

Карточка при наведении

Наведите курсор на запись — рядом всплывёт карточка: телефон, примечание и мастер или бригада, если указаны. В ней:

• иконка трубки — история звонков этого клиента; если АТС сервиса умеет звонить по команде, там же можно позвонить;
• иконка сообщения — общее окно «Отправить сообщение», ФИО уже подставлено в шаблон; канал (мессенджер клиента, SMS или почту) выбирает система (см. Сообщения клиентам);
• ФИО (первая строка примечания) — открывает в новой вкладке все заказ-наряды этого клиента, по всем его машинам;
• гос. номер (вторая строка) — наряды только по этой машине;
• номер наряда, если запись к нему привязана, — ссылка на этот наряд.

Пока курсор на карточке, она не меняется: даже если под ней оказалась соседняя запись, карточка не перескочит на неё, пока вы ведёте мышь к иконкам и ссылкам. Уберёте курсор — закроется. Клик по записи, которую карточка закрыла собой, по-прежнему открывает эту запись на правку.

Ссылки на наряды по ФИО и гос. номеру работают, если запись создавали через поиск клиента, и привязаны к порядку строк: первая строка примечания считается ФИО, вторая — гос. номером. Перепишете примечание в другом порядке — ссылки поведут не туда.

Права

• Видеть календарь — право «Календарь».
• Создавать и менять записи — «Записи клиентов: добавление и изменение».
• Удалять — «Записи клиентов: удаление».

Без права на изменение календарь открывается только на просмотр: в окне записи будет плашка «Только просмотр», палитра и кнопки заблокированы, перетащить запись нельзя. Права выдаются в карточке сотрудника, раздел «Календарь». Администратор проходит везде.

Записи видят все, у кого есть доступ к разделу, — разграничения по видимости нет.

Напоминание клиенту о записи

Напоминания настраиваются не здесь, а в разделе «Напоминания»: заведите правило со сценарием «Запись в календаре» — оно возьмёт записи из календаря и разошлёт напоминания за столько дней до визита, сколько указано в правиле. Канал, текст и расписание — там же, см. Напоминания.

Напоминание уходит только по записям, привязанным к клиенту, — то есть созданным через поиск клиента. Запись, заполненная руками (клиент не найден или телефон поправлен после выбора), напоминания не получит. Телефон для напоминания берётся из карточки клиента, а не из поля «Телефон» записи.

Разово написать клиенту по конкретной записи можно и вручную — иконкой сообщения в карточке записи.

Чего система не умеет

• Настоящего списка записей нет — только сетка по дням/неделе и месячный вид по дням.
• Занятость поста, мастера и бригады система не запрещает — только спрашивает подтверждение; ответив «ОК», можно записать двоих на одно время и на тот же пост, к тому же мастеру или бригаде.
• Сотрудника, который работает в бригаде, система не считает занятым записью на его бригаду: проверяется только совпадение того, кто выбран в поле «Мастер».