Поставщики — справочник контрагентов

Раздел «Администратор» → «Поставщики» — список тех, у кого сервис покупает: и обычных контрагентов, у которых вы принимаете товар по накладной, и поставщиков проценки, у которых заказываете детали онлайн. Справочник ведут редко, поэтому он лежит вместе с остальными настройками сервиса, а не рядом с «Приходом товара».

По этому экрану есть пошаговый тур: он запускается сам при первом открытии, а заново — кнопкой «Пройти тур по экрану» рядом с «?». Тур сам открывает первого поставщика списка, чтобы показать карточку и взаиморасчёты на живом примере, — данные поставщика он не меняет. Подробнее — Обучающие туры.

Зачем один список

Поставщик часто оказывается сразу двумя вещами: контрагентом склада, от которого приходят накладные, и поставщиком проценки, у которого заказывают детали онлайн, — например, «Автопитер» в «Заказ материалов» и «ООО "АВТОПИТЕР"» в приходной накладной обычно одна и та же организация. В справочнике это одна карточка: заказы в разделе «Заказ материалов», баланс на главной и приходные накладные относятся к одному и тому же поставщику, а не к трём разным записям с одинаковым названием.

Карточка поставщика не связана с карточкой клиента: если поставщик ещё и обслуживается у вас как клиент, у него будут две отдельные карточки — клиентская в «Клиентах» и эта, с разными реквизитами, документами и правами доступа.

Что на экране

Слева — список: название, метка проценка у тех, кто связан с онлайн-заказом, и число приходных накладных. Поиск ищет по названию и по ИНН. Архивные остаются в списке, в самом конце. Справа — карточка с реквизитами: название и полное название, ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, телефон, e-mail, юридический и фактический адреса, руководитель и должность, главный бухгалтер, банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета, сайт, примечание. Новая карточка — кнопка «＋ Новый поставщик» вверху, сохранение — «Добавить поставщика» (у существующей — «Сохранить»).

Обязательно только название — по нему поставщик виден в списке и в накладной. Если заполнены ИНН или БИК, они проверяются: ИНН из цифр — 10 цифр у организации или 12 у ИП, БИК — 9 цифр. Реквизиты нужны для документов и для того, чтобы накладная из ЭДО (СБИС) сама подставила своего поставщика: она находит его по ИНН, так что у контрагента, с которым работаете через ЭДО, ИНН должен быть заполнен. Если ИНН из накладной не совпал ни с одним контрагентом, поставщик в накладной не подставляется — его нужно сначала завести здесь.

Поставщик проценки

Поле «Поставщик проценки» связывает карточку с онлайн-заказом. Смысл связи: заказы в разделе «Заказ материалов», баланс на главной и приходные накладные начинают относиться к одному и тому же поставщику, а не к трём разным записям с одинаковым названием.

Один онлайн-поставщик может быть связан только с одной карточкой. Если выбрать занятого, система скажет, чья карточка его уже заняла (реквизиты при этом сохранятся, не сохранится только связь).

У каждого поставщика проценки (Армтек, Автопитер, Москворечье, Росско, Автомастер, АвтоЕвро, Фаворит, Академик, BERG, ПартКом, Emex, Шате-М и каждое подключение ABCP — у него карточка носит его название) система держит карточку сама — даже у тех, что выключены в настройках. Если связанной нет, она ищет среди ваших контрагентов ту, в названии которой есть имя поставщика (правовая форма, кавычки и пробелы не в счёт): у контрагента «ООО "АВТОПИТЕР"» связь с «Автопитером» ставится ему, а не заводится пустая вторая карточка. Когда узнать не удалось (название совсем другое или похожих несколько), появляется отдельная карточка с заводским названием.

Такую заводскую карточку нельзя просто отвязать или удалить: при следующем открытии раздела она появится снова. Чтобы перенести связь на свою карточку, где лежат накладные:

1. Переименуйте свою карточку так, чтобы в названии было имя поставщика — например, «Автопитер (ТД Запчасти)». Других карточек без связи с этим именем в названии быть не должно.
2. Удалите заводскую карточку — накладных у неё нет, удаление доступно.

При следующем открытии раздела связь встанет на вашу карточку, метка «проценка» появится у неё.

Взаиморасчёты с поставщиком

Под карточкой выбранного поставщика — блок «Взаиморасчёты»: видно, сколько вы должны поставщику. В шапке раздела — «Долг поставщикам: …» на сегодня, в списке у каждого поставщика — его долг (серым — если вы переплатили).

• Блок показывает долг на конец периода и движение за период — приходы (увеличивают долг), оплаты и возвраты поставщику (уменьшают) с остатком после каждой операции. Период задаётся датами «с» и «по», кнопка «Показать».
• Суммы — с НДС, как в счёте поставщика: из строк приходной накладной (цена + ставка НДС строки). Возврат считается по ставке того прихода, по которому оформлен.
• «Записать оплату» — дата, сумма, способ (безналичный, наличные, карта, прочее), номер платёжного поручения и комментарий. Ошибочную оплату можно удалить (кнопка в строке).
• «Акт сверки →» — акт сверки взаимных расчётов за выбранный период в PDF: слева — ваши данные (начальное сальдо, документы, обороты, конечное сальдо), справа — пустые колонки для данных поставщика, внизу — итог и подписи руководителей.

Начало расчётов. Долг считается с определённой даты — «начала расчётов». Без заданной точки отсчёта долг посчитается по всем накладным поставщика без единой оплаты — для поставщика, с которым вы давно работаете и платите не только через программу, сумма выйдет завышенной. Поэтому для такого поставщика точку отсчёта задают вручную:

1. «Изменить начало» → дата, на которую вы знаете долг (например, по последнему акту сверки или по данным бухгалтерии), и сумма долга на начало этого дня (переплата — со знаком минус);
2. внесите оплаты, сделанные после этой даты.

Приходы с этой даты программа учтёт сама. Оплату раньше начала расчётов программа не примет — этот период уже сведён в начальный долг. Кнопка «С первой накладной» убирает начальный долг и считает его по всем накладным поставщика без остатка — так удобно для поставщика, у которого в программе есть вся история приходов.

Смотреть долги и печатать акт сверки может любой, кому открыт раздел «Поставщики»; записывать и удалять оплаты, менять начало расчётов — только с отдельным правом «Оплаты поставщикам: вносить, удалять и задавать начальный долг» в окне «Доступ».

Архив и удаление

«В архив» — переключатель в заголовке карточки, действует после «Сохранить». Поставщик остаётся в старых накладных и в истории, но больше не предлагается при оприходовании. Это обычный способ закончить работу с поставщиком.

Кнопка «Удалить» есть, только пока на поставщика не ссылается ни одна приходная накладная и ни один возврат поставщику. У поставщика с накладными её нет, вместо неё написано «Приходных накладных: N — карточку можно только отправить в архив»; то же число стоит у него в списке. Иначе в истории прихода появились бы накладные без поставщика, и от кого пришёл товар, было бы уже не восстановить. Если поставщику записаны оплаты или указан начальный долг, «Удалить» откажет с объяснением: такого поставщика тоже можно только отправить в архив, иначе оплаты остались бы в «Деньгах» без получателя.

Кому доступен раздел

Право «Поставщики (справочник контрагентов)» в окне «Доступ» открывает раздел; без него пункт в «Администратор» не показывается. Выдайте его тем сотрудникам, которые принимают товар и ведут справочник контрагентов.

Суммы взаиморасчётов — долги в списке, движение по поставщику и акт сверки — видны только с правом «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей»: это суммы закупок. Без него справочник работает, но без сумм.

Если у автосервиса несколько точек, взаиморасчёты с поставщиками общие для всей сети: долг поставщику один на организацию, в нём приходы всех точек. Поэтому долги, оплаты, начальный долг и акт сверки ведёт сотрудник с правом «Все точки», а на «Статистике» и на главной только ему видны балансы поставщиков. У остальных справочник работает, а на месте взаиморасчётов — пояснение. Приходы своей точки они видят на «Складе» и в «Приходе товара».

Чего раздел не делает

• Не хранит договоры и закупочные цены — только карточку контрагента; кто сколько должен, показывает отдельный блок «Взаиморасчёты».
• Не заводит поставщика автоматически из накладной ЭДО: если пришла накладная от незнакомого ИНН, поставщика нужно создать здесь.