Финансы

Раздел «Администратор → Финансы» — управленческий учёт сервиса: сколько заработали, куда ушли деньги, какие мастера, посты и запчасти приносят прибыль. Всё считается из того, что уже есть в программе: закрытых заказ-нарядов, себестоимости запчастей со склада, зарплаты, оплат поставщикам. Руками вносятся только прочие расходы — аренда, коммуналка, реклама и т. п.

Это управленческие цифры, а не бухгалтерия: налоги к уплате и официальную отчётность считает бухгалтер.

По этому экрану есть пошаговый тур: он запускается сам при первом открытии, а заново — кнопкой «Пройти тур по экрану» рядом с «?». Тур сам переключает вкладки и показывает каждую; вкладка «1С» входит в него только на тарифах, где есть выгрузка в 1С. Подробнее — Обучающие туры.

Период

В шапке — «с … по …» месяцами (по умолчанию — шесть последних месяцев, не больше трёх лет за раз). Период общий для всех вкладок.

Прибыль

По месяцам:

• Закрыто нарядов — наряд попадает в месяц, когда его закрыли (на экране «Статистика» выручка считается по дате создания наряда, поэтому цифры там могут отличаться);
• Выручка — работы и запчасти по закрытым нарядам, со скидками и наценками наряда;
• Себестоимость запчастей — по какой цене проданное было закуплено (средняя на момент выдачи со склада). Запчасти, которые ни разу не приходовали с ценой, показаны строкой «без себестоимости» — их прибыль завышена, внесите цены на приходе;
• Валовая прибыль — выручка минус себестоимость запчастей;
• Баллы лояльности — сколько в закрытых за месяц нарядах оплачено бонусными баллами (Программа лояльности). В выручке эта часть есть, а денег за неё сервис не получил, поэтому она вычитается из прибыли. Строки нет, если баллами не платили;
• ФОТ (зарплата) — начисленная зарплата из раздела «Зарплата». Звёздочка — месяц там ещё не закрыт, сумма предварительная; прочерк — схем оплаты нет, зарплата в программе не ведётся;
• Расходы — по статьям с вкладки «Расходы»;
• Прибыль и рентабельность (прибыль к выручке).

Сверху — график выручки, валовой прибыли и прибыли.

Закупка запчастей в прибыль не входит: в прибыль идёт себестоимость проданного, а деньги, заплаченные поставщику за склад, — на вкладке «Деньги».

Деньги

Движение денег по месяцам — в день, когда они пришли или ушли:

• поступления — оплаты по заказ-нарядам по видам оплаты. Оплата бонусными баллами — не деньги, её здесь нет;
• выплаты — возвраты клиентам, оплаты поставщикам (раздел «Поставщики»), выданная зарплата (раздел «Зарплата»), расходы по статьям;
• чистый поток месяца и нарастающий итог с начала периода.

Остатка в кассе и на счетах программа не знает — она показывает, сколько пришло и ушло.

Расходы

Форма: дата, статья, сумма, способ оплаты (безналичный, наличные, карта, прочее), комментарий, «Записать расход». Ниже — расходы периода; ошибочный можно удалить.

Статьи ведутся в «Настройки» → «Статьи расходов», под таблицей расходов — ссылка туда. Для начала заведены: аренда, коммунальные платежи, связь и интернет, реклама и продвижение, налоги и взносы, банк и эквайринг, инструмент и оборудование, расходные материалы цеха, хозяйственные расходы, транспорт и доставка, программы и подписки, прочее. Статью можно переименовать или убрать в архив: в новых расходах её не будет, прошлые расходы по ней останутся.

Зарплату и оплаты поставщикам сюда вносить не нужно — они берутся из своих разделов, иначе посчитаются дважды.

Банк

Вкладка «Банк» — загрузка банковских выписок: программа сама разносит из них оплаты поставщикам, расходы и оплаты клиентов по нарядам, и они сразу попадают в «Деньги». Подробно — Банковские выписки.

1С

Вкладка «1С» — обмен с 1С:Бухгалтерией: реализации по нарядам, закрытым в периоде, оплаты клиентов и складские документы. Перед скачиванием видно, что уйдёт в файл и что нет. Если 1С доступна программе по интернету, документы уходят в неё без файла — ночью сами или кнопкой. Здесь же загружаются начальные остатки склада в 1С и сверяются остатки dxCAR с 1С. Вкладка работает в тарифах «Бизнес» и «Корпоративный» и на выделенном сервере. Подробно — Выгрузка в 1С:Бухгалтерию.

Мастера и посты

За период:

• мастера-приёмщики — наряды, выручка работ и запчастей, себестоимость, валовая прибыль, средний чек (себестоимость и валовая прибыль — только с правом «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей», без него этих колонок нет);
• посты — то же по постам: пост наряда — где он стоял в «Загрузке постов» (на нескольких — где провёл больше времени); «Без поста» — наряды, к которым не привязана запись с постом (привязка — в окне записи календаря или кнопкой «Создать наряд» оттуда же);
• механики — нормо-часы, их доля в работах (у бригады — по долям участников) и выручка на нормо-час. Нормо-часы те же, что в «Статистике» и «Зарплате».

ABC запчастей

Проданные за период запчасти от самых доходных: A — первые 80 % выручки (держать в наличии всегда), B — следующие 15 %, C — остальные 5 % (кандидаты в неликвид). Переключатель «По выручке / По марже»; по марже запчасти без себестоимости в расчёт не входят — их число указано рядом. В таблице — первые 300 позиций. Себестоимость, маржа и переключатель «По марже» видны только с правом «Видеть закупочные цены, себестоимость и маржу запчастей»; без него анализ — по выручке.

Сеть точек

Если у сервиса несколько точек, «Прибыль», «Деньги», «Расходы», «Мастера и посты» и «ABC запчастей» показывают точки, выбранные в шапке; «Все точки» — всю сеть.

• Выручка, себестоимость и баллы — по нарядам этих точек.
• Расход записывают на точку (поле «Точка» в форме расхода) или на «Всю сеть» — общий расход: аренда офиса, бухгалтер. Расходы из банковской выписки записываются на «Всю сеть». Общий расход виден и считается только в «Все точки»; на «Всю сеть» записывает и удаляет расход сотрудник с правом «Все точки», остальные — только расходы своих точек.
• Зарплата в прибыли точки — доля начислений сотрудников: каждого — по доле его часов в нарядах этих точек за месяц (часов нет — по доле работ; нет и работ — по нарядам, где он мастер-приёмщик; нет ничего — всё на его основную точку). Расчётный лист один. Сумма по работающим точкам почти равна зарплате сети: доля, приходящаяся на отключённые точки, видна только в «Все точки». Раскладка считается по нарядам как они есть: перенос наряда на другую точку меняет её и в закрытых месяцах (сама сумма зарплаты закрытого месяца не меняется).
• В «Деньгах» точки — оплаты её нарядов и её расходы. Оплаты поставщикам и выплаты зарплаты точки не имеют и видны только в «Все точки».
• «Банк» и «1С» — выписка счёта и обмен с бухгалтерией касаются всего юрлица, поэтому в сети эти вкладки видит только сотрудник с правом «Все точки».
• Строка «Зарплата» в прибыли точки видна каждому, кому открыты «Финансы»: на точке с одним-двумя сотрудниками это почти их начисления.

Кому доступно

Три пункта в окне «Доступ»:

• «Финансы: прибыль, движение денег, расходы, мастера и посты, ABC» — открывает раздел, включая вкладку «1С»;
• «Финансы: вносить и удалять расходы, вести статьи» — форма расходов и вкладка «Статьи расходов» в настройках;
• «Финансы: загружать банковские выписки и разносить операции» — загрузка выписок и разнесение операций на вкладке «Банк».

Сами по себе никому не выдаются: прибыль и расходы сервиса владелец открывает осознанно. Администратор видит раздел всегда.